كيفية التخطيط لحدث: عينة

يعني الحدث اجتماعًا مخططًا وعقدًا بمشاركة مجموعة من الأشخاص: عطلة ، اجتماع عمل ، حدث رياضي ، حفلة أطفال ، حملة إعلانية ، إلخ. بما أن الحدث يحضره في الغالب عدد كبير من المشاركين ، فمن المهم للغاية الاهتمام بسلامة جميع المدعوين ، وكذلك أنهم يشعرون بالراحة ، ولم يشعر أحد بالملل ، ولم تكن هناك شكاوى حول القائمة ، وأداء الفنانين ، وتصميم غرفة الاجتماعات ، وما إلى ذلك. لتجنب المفاجآت غير السارة ، يجب أن تكون حذرًا ولكن للتحضير.

يبدأ التحضير للحدث بالتخطيط. من الأفضل أن تقلق بشأن كيفية التخطيط للحدث مسبقًا. كلما ترك المزيد من الوقت حتى موعد مهم ، زادت فرص التفكير في الأمور ، والوزن ، وتجنب الأخطاء وردود الفعل السلبية من المشاركين. يتم وضع الخطط وفقًا لتفاصيل الحدث ، ولكن هناك توصيات عامة للتخطيط.

ما تخطط

بادئ ذي بدء ، الهدف. لا يتم عقد أي حدث على هذا النحو. يريد قادة الشركة تحقيق نتائج معينة: تشكيل ثقافة مؤسسية ، ترويج السلع في السوق ، توسيع منصات الأعمال ، حشد الموظفين ، الاحتفال بالذكرى (الاعتراف الرسمي بمزاياه للشركة) ، إلخ. الشيء الرئيسي هو أن الهدف يجب أن يكون ملموسًا ، وصيغًا واضحًا وقابل للتحقيق. إلى جانب الغرض ، يتم تحديد نوع الحدث أيضًا (بوفيه ، نزهة ، عطلة في الحديقة المائية ، وما إلى ذلك).

المرحلة التالية من التخطيط هي الميزانية. بغض النظر عن مدى صعوبة المنظم ، لن يكون من الممكن تحقيق جميع الأفكار الإبداعية إذا كانت الميزانية لا تسمح بذلك. لذلك ، قبل اتخاذ قرار بشأن كيفية وضع خطة عمل ، تحتاج إلى تحديد الموارد المالية.

تعتبر العناصر التالية:

• عدد ونوع الضيوف (ضروري لإعداد القائمة واختيار المشروبات) ؛

• مكان الحدث ؛

• التصميم والمعدات التقنية ؛

• النقل (إذا كان الحدث بعيدًا) ؛

• تصوير الصور والفيديو ؛

• دعوة من المضيف والفنانين.

• الجوائز والهدايا ؛

• التغطية الإعلامية للحدث (إذا لزم الأمر).

الاستبيانات

بعد توضيح القضايا المذكورة أعلاه ، يمكنك البدء في تجميع استبيانات للمدعوين. لذلك سيكون من الأسهل مراعاة رغبات الضيوف. وفقًا لنتائج الاستطلاع ، قد تضطر إلى إجراء تعديلات على الخطة والتقدير. نقدم قائمة تقريبية من الأسئلة:

1. هل تخطط لحضور الحدث؟

2. إذا كنت لا تخطط لحضور الحدث ، فما السبب؟

3. كيف عرفت عن الحدث؟

4. كيف كان التسجيل للمشاركة في الحدث (بسيط جدا ، بسيط ، بدون أي مشاكل ، مع صعوبات طفيفة ، أي صعوبات)؟

5. هل لديك أي رغبات في القائمة؟

6. من سيدفع مقابل مشاركتك في الحدث؟

7. ما المواضيع وأسئلة المناقشة التي تهتم بها؟

8. هل لديك أي أسئلة حول الحدث ، أي منها؟

9. هل لديك أي أسئلة لمضيف الحدث ، أي منها؟

10. كيف تريد تلقي معلومات حول الحدث (العنوان ، البريد الإلكتروني ، الهاتف)؟

11. أخرى

يتم تعديل الأسئلة اعتمادًا على نوع ومحتوى الحدث. الشيء الرئيسي هو وضع استبيان بحيث يتلقى المنظم جميع الإجابات التي يهتم بها. سيساعد ذلك على تحديد كيفية وضع خطة عمل لتجنب جميع أنواع سوء الفهم. لذلك ، لن يلمس شركاء الأعمال المسلمون خلال المأدبة لحم الخنزير (مما يعني أن القائمة يجب أن تتضمن أطباق من الدجاج والديك الرومي) ، وقد تبدو نكات حفل الشركات الرائد لبعض الناس غير مضحكة. بالطبع ، يجب أن يكون الاستطلاع مجهولاً.

بعد جمع المعلومات ، يبدأ الموظف مباشرة في إعداد الخطة.

كيفية التخطيط لحدث: مثال

تم تطوير نموذج الخطة وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات العمل الورقي. " تقليديا ، تسرد الخطة أنواع العمل لإعداد وإدارة الحدث ، والمواعيد النهائية والمسؤولين. يجب الإشارة في بداية الوثيقة إلى اسم المنظمة ونوع الوثيقة للموافقة عليها وتاريخ ورقم ومكان إعداد الوثيقة وختم الموافقة. وضع المستندات المالية وأوراق الموافقة بشكل منفصل والتعرف على الوثيقة. في العرض التخطيطي ، يبدو شيئًا مثل هذا:

الجدول 1. خطة عمل العينة

أوافق --------------- --------------- (منصب رئيس الشركة) ------------------------------------- (الاسم الكامل) (توقيع)
خطة العمل للتحضير والسلوك -------------------------------------------------- ---- (اسم الحدث)
التاريخ: الموقع: الغرض من الحدث:
لا.	أنواع العمل	المواعيد النهائية	المسؤول
1.	تشكيل اللجنة المنظمة	12/15/2014	الاسم الكامل
2.	وضع برنامج ثقافي	12/15/2014	الاسم الكامل
3.	…

قد تتضمن الخطة أيضًا عمودين "النتائج" و "الملاحظات".

تتم مناقشة الخطة الموضوعة مع إدارة الشركة والموافقة عليها وإبلاغ الموظفين بها. يضع الأشخاص المسؤولون توقيعاتهم على ورقة التعريف ويتلقون نسخة من الخطة. بعد ذلك السؤال: "كيف ترسم خطة عمل؟" تعتبر مغلقة.

كقاعدة ، تقام الأحداث عدة مرات في السنة ، لذلك يجب على مدير الحدث أو أخصائي آخر وضع خطة عمل سنوية. كيف ترسم خطة عمل للعام؟

الخطة السنوية

قبل الشروع في إعداد الخطة السنوية ، تحتاج إلى تحليل أنشطة الشركة للسنة الماضية. بناءً على نتائج العمل التحليلي ، يتم تجميع تقرير يحدد محتواه أهدافًا للأشهر الـ 12 المقبلة. وستهدف الأحداث التي تقام في السنة التقويمية الجديدة إلى تحقيق هذه الأهداف بدقة.

يتم التخطيط للأحداث حسب الشهر. كم عدد الأحداث التي يجب إجراؤها كل شهر - تقرر الشركة. كل هذا يتوقف على الأهداف والمشاكل الملحة. ويُتوخى القيام بأنشطة دورية ومتواصلة لمرة واحدة. تشمل الأحداث التي تتم لمرة واحدة ، على وجه الخصوص ، شراء المعدات من شركة أجنبية. يقام الحدث الحالي مرة واحدة ، ولكنه يستغرق فترة أطول. تتكرر الأحداث الدورية في فترة زمنية محددة. يمكن أن يكون هذا تطوير الموظفين (مؤتمرات ، ندوات ، ندوات عبر الإنترنت) ، تطوير وتنفيذ المشاريع ، أحداث الشركات والمزيد. يجب أن تكون جميع الأحداث متسقة منطقياً مع بعضها البعض بشأن جدوى وموضوع وتوقيت الحدث.

نموذج الخطة السنوية

يتم وضع الخطة السنوية في شكل خطة عمل عامة أو جدول زمني. في بعض الأحيان يكون كلا الخيارين مناسبين (على سبيل المثال ، إذا كان فناني الأداء يعملون في منظمات مختلفة). دعونا ننظر في هذه الأنواع من الخطط بمزيد من التفصيل.

في الخطة السنوية العامة ، يتم تدوين الرقم التسلسلي واسم الحدث والمواعيد النهائية والنتائج والتنفيذيين وملاحظة. يشير الفصل "النتيجة" إلى نتاج أنشطة المتخصصين: مخطط عملية أو آلية ، ومشروع مكتمل ، وتقرير ، ومجموعة من الوثائق ، إلخ.

الجدول 2. عينة لخطة العمل الشاملة

لا.	اسم الحدث		النتائج	المواعيد النهائية		فناني الأداء			ملاحظات
				ابدأ	تنتهي	ذ م م	OJSC	CJSC
1.	مؤتمر دولي		مجموعة الملخصات	01/15	01/17	الاسم الكامل	الاسم الكامل	الاسم الكامل	ويشارك طلاب الجامعات المتخصصة
2.	تقديم تشكيلة جديدة من الجبن		تقرير عن تقديم تشكيلة جديدة من الجبن	16.02	02.17	الاسم الكامل	الاسم الكامل	الاسم الكامل	ويشارك تقنيو الشركات
3.	…

عند تجميع جدول زمني ، يشار إلى الأنشطة لكل شهر. يتم رسم التقاطع بين اسم الحدث والشهر. قد يبدو المستند كالتالي:

الجدول 3. الجدول الزمني العينة

لا.	اسم الحدث	النتائج	فناني الأداء	2014 سنة			ملاحظات
				يناير	فبراير	مارس
1.	مؤتمر دولي	مجموعة الملخصات	ذ م م OJSC CJSC
1.1.	إعداد نشرة إخبارية	خطاب إعلامي	مدير مكتب
2.	تقديم تشكيلة جديدة من الجبن	تقرير عن تقديم تشكيلة جديدة من الجبن
2.1.	إعداد الكتيبات	نشرة إعلانية	قسم التسويق

بالإضافة إلى الخطة السنوية ، يجري تطوير الأساس المنطقي للتدابير واستمارات الإبلاغ والمراقبة ، بالإضافة إلى المرفقات. تشمل التطبيقات:

• السجلات المالية ؛

• خطة الاتصال ، ودعم الأحداث الأخرى ؛

• تحليل المخاطر.

جميع الخطط المذكورة أعلاه مخصصة للبالغين. ولكن تقام الأحداث المختلفة مع الأطفال. أنماط وضع الخطط للرجال متشابهة تقريبًا ، ولكن هناك بعض الميزات.

كيفية وضع خطة عمل للأطفال

يختلف الحدث بالنسبة للمواطنين الشباب عن الحدث بالنسبة للبالغين ، في المقام الأول ، التعليم و (أو) التوجه المحسن للصحة. المسؤولون هم المعلمون المعينون وعلماء النفس والفنانون والمكتبيون والمستشارون في المعسكرات الصحية وغيرهم من المتخصصين العاملين مع الأطفال. تعتمد تفاصيل الحدث على عمر الأطفال والمهام المحددة. ضع في اعتبارك ميزات تخطيط الأحداث في الحضانة والمدرسة والمكتبة والمعسكر الترفيهي.

مرحلة ما قبل المدرسة

أنشطة رياض الأطفال هي جزء من الخطة السنوية. شريطة:

• matinees (التواريخ المواضيعية والعطلات) ؛

• العطل الرياضية

• أيام وأسابيع صحية (تشمل أنشطة مختلفة) ؛

• اجتماعات الآباء ، إلخ.

لكل من هذه الأنشطة ، يتم وضع خطة أو سيناريو يوافق عليه المدير ويتفق مع نائبها. حدد اسم الحدث ، والغرض ، والمهام ، ووقت ومكان الحدث ، والمعدات ، والمخزون ، ومسار الحدث (في البرنامج النصي) والمسؤولين. فيما يلي مثال لخطة عمل يوم الصحة:

الجدول 4. نموذج خطة يوم الصحة لمرحلة ما قبل المدرسة

أؤكد: رئيس --------------- (الاسم الكامل) "____" ______________ 2014
متفق عليه: نائب رئيس مكتب المراجعة الداخلية للحسابات ------------------------------ (الاسم الكامل) "____" ______________ 2014
خطة عمل يوم الصحة (التاريخ)
الزمان والمكان	اسم الحدث	المجموعة	المسؤول
8.00 - 8.30 ملاعب رياضية	جمباز الصباح	جميع المجموعات	معلمو المجموعة
10.00 -10.30 الصالة الرياضية	سباقات التتابع	مجموعة كبار	مدرس تربية رياضية ، معلم مجموعة
…
15.00 - 15.20 تجمع	الترفيه الرياضي "جاء إلينا نبتون"	المجموعة الوسطى	مدرب سباحة ، ممرضة ، مربي مجموعة
خلال النهار	تقرير بالصور من يوم الصحة	جميع المجموعات	مدرسو المجموعات ومساعدو المعلمين

اعتمادًا على تفاصيل الحدث ، يمكن الإشارة إلى النتائج المتوقعة (انخفاض في عدد التلاميذ ، وتشكيل أفكار حول نمط حياة صحي لدى الأطفال ، وزيادة في مستوى الثقافة التربوية للآباء ، وما إلى ذلك).

سيناريو الحدث لمرحلة ما قبل المدرسة هو الألعاب والعروض على أساس القصص الخيالية والحيل السحرية والمعالم السياحية. من المهم أن تكون العطلة مثيرة للاهتمام وممتعة ونابضة بالحياة ، والأهم من ذلك - مفيدة للأطفال.

المدرسة

يتم التخطيط لأنشطة الطلاب خلال العام الدراسي وخلال العطلات. يتم تجميع خطط العمل من قبل رئيس المدرسة ، معلم الصف ، مدرس التربية البدنية ، المعلم المنظم ، وعلم النفس. يتم فحص الخطط التي وضعها المعلمون والموافقة عليها من قبل مدير المدرسة. يتم تصور أهداف وغايات الحدث ، والنتائج المتوقعة ، ويتم تعيين المسؤولين. عند وضع الخطط ، يتم مراعاة عمر الأطفال واهتماماتهم والمشكلات في الفصل (الأداء الأكاديمي والسلوك والعلاقات في الفريق ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى العوامل الموضوعية (الموسم ونوع الاستيطان والتضاريس والمناخ وما إلى ذلك) ، تواريخ لا تنسى. ووفقاً لذلك ، تقام فعاليات حول مواضيع "الفرسان والأميرات" ، "التعرف على المسرح الموسيقي" ، "عطلة الصيف" ، "قاتلوا من أجل الوطن" وغيرها. الشيء الرئيسي هو أن الأطفال يجب أن يكونوا مهتمين. كما يشارك الطلاب أنفسهم في إعداد وتخطيط الحدث. كيف تصنع خطة عمل؟ يتم عرض العينة في الجدول.

الجدول 5. نموذج خطة إجازة المدرسة

أوافق مدير المدرسة رقم. --------------------------- (الاسم الكامل)
الخطة التعليمية لقضاء عطلة الخريف
لا.	حدث	التاريخ	فئة	الوقت
1.	زيارة لمسرح الكوميديا ​​الموسيقية	10/28/2013	11	4 مساءً
2.	عملية علاج كتاب	10/29/2013	5-6	12.00
3.	…

مكتبة الأطفال

يتأكد موظفو المكتبة من أن الأطفال يقرؤون أكثر ويحبون الكتب. تحقيقا لهذه الغاية ، تقام أمسيات أدبية ، ومسابقات ، ومزادات ، وما إلى ذلك.كيفية وضع خطة عمل في المكتبة؟ يتم تنفيذ هذا العمل على عدة مراحل. تم اختيار موضوع الحدث وتحديد الغرض منه واستهداف العمر. وفقًا لعمر المشاركين ، يتم اختيار الأعمال الأدبية ، ووضع نص.

لا ينسى المكتبيون الإعلانات: يتم عمل الملصقات والمنشورات والدعوات. نقطة مهمة هي إعداد المواد التوضيحية. يتم تسجيل الحدث نفسه وتحليله والترويج له في وسائل الإعلام. قد يكون نموذج الخطة كالتالي:

الجدول 6. عينة خطة العمل في مكتبة الأطفال

لا.	نموذج الحدث	اسم الحدث	الجمهور	التاريخ
1.	مسابقة	عيد الحب	طلاب المدارس الثانوية	02/14
2.	سؤال وجواب المساء	"من يعرف المزيد من الحكايات؟"	رياض الأطفال وطلاب المدارس الابتدائية	03/18
3.	…