أمثلة على كتابة الملاحظات التحليلية: هيكل الوثيقة

أي مستند تحليلي هو أداة فئة إدارة تتيح لك اتخاذ القرار الصحيح. تعرض الوثيقة لمحة عامة عن موضوع بحث محدد ، مع استنتاجات على النتيجة ، تشير إلى طرق تنفيذها. يمكن تضمين المعلومات في المذكرة حول الدراسات والنتائج السابقة.

هيكل الوثيقة

على مستوى الإجراءات التنظيمية ، لم يتم تحديد هيكل الوثيقة ، ولا توجد متطلبات صارمة لإعدادها. تم تطوير ممارسة معينة في الأعمال الورقية ، وتتميز النقاط الإلزامية التالية:

• رأس الوثيقة وعنوانها ؛

• شرح.

• مقدمة ؛

• جوهر المشكلة الموصوفة ، أي الجزء الرئيسي من الوثيقة ؛

• الاستنتاجات والاستنتاج ؛

• توقيع المنشئ والتاريخ.

في نهاية الوثيقة ، بعد الاستنتاجات ، يمكن أن تكون هناك قائمة بالأدبيات المستخدمة ، وتقارير اعتمد عليها مؤلفها عند كتابة المذكرة ، وقائمة بالتطبيقات.

غطاء وعنوان الوثيقة

يتم إعداد هذا الجزء من الوثيقة بما يتفق بدقة مع المعايير المعتمدة في سير عمل الأعمال.

مثال على كتابة الملاحظات التحليلية:

رئيس شركة ذات مسؤولية محدودة ….

F.I.O.

(من) من

رئيس الوحدة الهيكلية ….

F.I.O.

ملاحظة تحليلية

إذا تم تسجيل هذه المستندات من خلال تدفق المستندات الداخلية ، فيجب تثبيت تاريخ ورقم المذكرة الصادرة.

شرح أو مقدمة

تقدم هذه الفقرة من الوثيقة وصفًا موجزًا ​​لجوهر المشكلة. إذا كنا نتحدث عن المجتمع العلمي ، فيمكن الإشارة إلى الهدف الرئيسي والأساليب التي تم استخدامها في تحليل البيانات. قد تصف هذه الفقرة من المذكرة مصادر البيانات والأساس المنطقي لاستخدامها. يجب عرض الهدف الاستراتيجي ، الذي ألهم إنجازه مؤلف الوثيقة لإجراء البحوث.

لنأخذ مثال كتابة الملاحظات التحليلية.

إذا كانت الوثيقة تتعلق بإدارة المستندات الداخلية ، فيمكن أن تكون المقدمة قصيرة بشكل عام:

… حول نتائج جرد المخزن رقم …. نفذ … تاريخ …

أو

… حول سير العمل المخطط للربع الحالي من قبل الدائرة … الاسم …

إذا كنا نتحدث عن المستندات المستخدمة في المجتمع العلمي ، أو عن تحليل مشكلة خطيرة ، فقد تبدو المقدمة كما يلي:

… الملخص: على مدى الأشهر الثلاثة الماضية ، تحليل لطلب المستهلكين على السيارات حسب فئاتهم وعلاماتهم التجارية في المتجر … الاسم …

أجريت الدراسة باستخدام التحليل الكلاسيكي متعدد المتغيرات. تم تلخيص البيانات في جدول مشترك مع تقييم لجميع العوامل على مقياس من عشر نقاط. وفقا لنتائج البحث ، تم تحديد القائد بلا منازع … باسم السيارة …

أمثلة على كتابة الملاحظات التحليلية في قسم المبيعات للمؤسسة:

… الشركة … الاسم … لمدة 6 شهور ، تحليل نتائج قسم المبيعات. ونتيجة لذلك ، تم تحديد عدد من الانحرافات عن المؤشرات المخططة مع الأسباب المحتملة لظهورها.

المؤشر الذي تم تحليله	الخطة	حقيقة	الانحراف٪	سبب
إيصالات نقدية من المبيعات ، روبل روسي
مخزون المستودعات ………..

الجزء الرئيسي من الوثيقة

في هذا الجزء من الملاحظة ، يوصى بالالتزام ببنية معينة:

1. وصف المشكلة المراد تحليلها.

2. الأساليب المستخدمة في التحليل.

إذا اتضح أن المستند نتيجة لذلك ضخم ، فمن الممكن إنشاء المحتوى مع الإشارة إلى أرقام الصفحات وأسماء جزء معين من المستند.

ينصب التركيز الرئيسي على تقنيات التحليل مع الاستنتاجات الأولية. إذا ظهرت نظريات معينة في سياق العمل ، يتم التعبير عنها في الوثيقة. الشيء الرئيسي هو أن هيكل الجزء الرئيسي من المستند له منطق.

لنأخذ مثال كتابة الملاحظات التحليلية ، وصفا لجوهر المشكلة.

إدارة الشركة …. لقد اتصلت بمنظمتنا نظرًا لوجود انخفاض مطرد في الأرباح على مدار العامين الماضيين في قسم المبيعات. خلال المفاوضات ، تم الكشف عن أنه لم يكن هناك انخفاض في عدد العملاء ، على العكس من ذلك ، على مدى العامين الماضيين ارتفع عددهم بنسبة 20٪. في الوقت نفسه ، انخفضت الإيرادات بنسبة 30٪. في سياق تحليل أنشطة قسم المبيعات ، تم استخدام الطرق التالية ………..

الجزء الأخير ، الاستنتاجات

ملاحظة تحليلية لمشروع (الأمثلة موجودة في هذه المقالة) أو لعالم ، لا يمكن للسياسة أن تكون بدون استنتاجات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوثيقة التي تحتوي على توقعات وتوصيات لمزيد من الإجراءات تعتبر وثيقة تم وضعها بشكل صحيح حقًا. ويجب أن يستند بناء هذه الاستنتاجات والتوصيات فقط على البحث الذي تم إجراؤه والنتائج التي تم الحصول عليها نتيجة لذلك. في هذه الحالة ، لا يجب تكرار الاستنتاجات ، بمعنى ما تم الحصول عليه سابقًا ، والذي تم توضيحه في الجزء الرئيسي من المذكرة.

يجب ألا تحتوي المذكرة التحليلية (الأمثلة أدناه) على أي تناقضات ، خاصة في الجزء الأخير ، يجب تتبع علاقة واضحة بين الاستنتاجات والتحليل في الوثيقة. لا "خطابات" نهائية لا يبررها النص أعلاه ، أي لا استنتاجات شخصية.

خذ بعين الاعتبار ملاحظة تحليلية عينة (مثال).

… من أجل القضاء على الخسارة من المبيعات التي لوحظت خلال العامين الماضيين ، ينبغي التخطيط للتدابير التالية:

الأثر الاقتصادي المتوقع

في أي تاريخ يجب أن تعقد الأحداث

الإجراء المطلوب

المسؤول

لا يوصى باستخلاص استنتاجات على أكثر من صفحة A4.

التوقيع والتطبيقات

في نهاية الوثيقة ، يتم تسجيل منصب المؤلف واسمه بالكامل (مع فك تشفير). إذا تم إجراء التحليل من قبل عدة أشخاص ، فيجب الإشارة إليهم. يتم تثبيت تاريخ كتابة المذكرة والتوقيع. إذا تم تصميم المستند لمجموعة كبيرة من الأشخاص أو تم نقله إلى وحدة هيكلية أخرى للمؤسسة ، فيمكنك تحديد تفاصيل الاتصال للحصول على تعليقات.

ملاحظات تحليلية (أمثلة قمنا بمراجعتها) قد يكون لها تطبيقات. وهي مستندات إضافية قد تحتوي على رسوم بيانية وبيانات وسيطة ، أو قائمة بالمصطلحات التي تم استخدامها ، أو صيغ للحسابات التي يستخدمها المؤلف. يمكنك تحديد قائمة المراجع والمعلومات التي شكلت منها أساس التحليل.