محضر الاجتماع هو وثيقة تعكس جميع القرارات الهامة لهذا الحدث. الصياغة غير الصحيحة ، من حيث المعنى والتصميم ، يمكن أن تتسبب في خلاف عليها من قبل المشاركين في الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، هناك خطر محتمل من اتخاذ قرارات إدارية غير صحيحة إذا كانت محاضر اجتماع الإنتاج تحتوي على معلومات مضللة. ترتيبها بشكل صحيح سيساعد مجموعة من التوصيات البسيطة.
عادة ما يحتوي نص هذه الوثيقة على جزأين: المقدمة والأساسية. يتضمن محضر الاجتماع (النصف الأول) وصفًا للمعلمات الرئيسية للحدث: المنصب والاسم الكامل المشاركون والرئيس والسكرتير. عندما يكون لأحد الحاضرين وضع خاص (مدعو ، خبير ، مراقب ، إلخ) ، يتم ملاحظة ذلك أيضًا في الوثيقة. إذا حضر الاجتماع العديد من الأشخاص ، فقد تحتوي محضر الاجتماع على بيانات عنهم على ورقة منفصلة ، وهو تطبيق لا ينفصل عن الوثيقة. ينتهي القسم التمهيدي بجدول أعمال يحتوي على قائمة بالموضوعات التي تم تناولها. من المستحسن ترتيبها في الأهمية ، ومع ذلك ، قد تكون هناك عوامل أخرى تؤثر على المكان في قائمة الأسئلة. على سبيل المثال ، قد يعتمد هيكل جدول الأعمال على العلاقة المنطقية لجزء من قضاياها أو توظيف الأشخاص المشاركين في الحدث. يتم تنفيذ الوثيقة نفسها على ورق المنظمة (وحدتها) ، ويجب الإشارة إليها عند انعقاد الاجتماع.
يجب أن يتوافق محضر الاجتماع في الجزء الرئيسي مع المحضر التمهيدي. وعلى وجه الخصوص ، يجب أن تسير بنودها بنفس الترتيب كما في جدول الأعمال. خوارزمية إنشاء نص يلتقط معلومات حول كل بند من بنود جدول الأعمال هي كما يلي: "تم الاستماع" ، "تحدث" ، "تقرر". القاعدة الرئيسية في هذا الجزء من البروتوكول هي أنه لا ينبغي أن يتحول إلى نوع من النص.
على وجه الخصوص ، يصف البند الفرعي "المستمع" من كان المتحدث الرئيسي حول هذه القضية ، وما اقترحه نتيجة لخطابه. بالنسبة للمتحدثين ، يشير المشاركون أيضًا إلى من قال ما اقترحوه. يحدد القرار الموقف النهائي لغالبية المشاركين في الاجتماع. إذا تم اعتماده بالتصويت فيبين عدد الأشخاص الذين يعارضونه وعدد الذين يعارضونه وعدد الامتناع عن التصويت. اعتمادًا على أهمية القضايا التي تمت مناقشتها ، يمكن إدراج الأسماء الكاملة. الناس الذين اتخذوا هذا الموقف أو ذاك.
يتم إعداد محضر الاجتماع من قبل السكرتير ، ويتم التوقيع على الوثيقة نفسها من قبل الرئيس التنفيذي ورئيس الاجتماع. مصدر المعلومات لتجميعها هو مسودات مكتوبة بخط اليد ، وملاحظات مصنوعة باستخدام مسجل صوتي ، ونصوص. إذا كان حل القضايا التي تم تحديدها أثناء الاجتماع يتطلب تفويض من أحد كبار المسؤولين الذين لم يشاركوا في الاجتماع ، فقد يتم منح موافقة إضافية على القرارات التي يتخذها هذا الرئيس. يمكن إرسال البروتوكول الموقع والمُسجل كوثيقة واحدة ، وفي شكل مقتطفات للمسؤولين ، والتي ينطبق عليها جزء فقط من الأسئلة.
