من خلال تدفق المستندات ، نتفهم القواعد التي يتم من خلالها الترويج للقرارات الموقعة داخل مؤسسة أو مؤسسة منذ لحظة وصولها إلى تخزين الأرشيف. أساس هذا المفهوم هو استلام وثيقة ، والنظر فيها ، ونقلها إلى الهيئات التنفيذية ، وتنفيذ الإجراءات التنظيمية للتنفيذ ، والتصديق ، والتنفيذ ، وإرسالها للتخزين.
هذه عملية تأخذ في الاعتبار حالات نقل المستندات إلى جانب سرعة تحركها من خلال هذه الحالات. تدفق المستندات هو عملية يجب أن تكون مرتبطة بأنشطة المعلومات للجهاز الإداري ، مع توثيق كل قرار فردي ، وتخزين المستندات المستلمة حديثًا.
يرتبط عدد كبير من أوجه القصور في أنشطة العديد من أجهزة التحكم على وجه التحديد بالتنظيم الضعيف لحركة المستندات. على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن عملية دوران مستند قرار الإدارة ثلاثة مكونات إلزامية:
- الدعم الإعلامي للقرار (وهذا يشمل معلومات موثوقة تؤكد صحة القرار) ؛
- توثيق القرار نفسه (وثيقة إدارية) ؛
- التحكم في التنفيذ (والذي يتضمن تنظيم العمل المقترح ، وأساليب إتمام المهمة ، والامتثال للشروط والمواعيد النهائية).
كما يتبين من المثال أعلاه ، فإن تدفق المستندات عبارة عن مجموعة من المعلومات يتم على أساسها إصدار قرار إداري ؛ إعداد الحل نفسه ، بما في ذلك التحرير والتنسيق والتحضير للموافقة. تتطلب جميع هذه المراحل حركة الوثيقة ليس فقط بين الأقسام الهيكلية للمشروع ، ولكن أيضًا بين المنفذين ، بدءًا من الفنيين والمتخصصين ، وانتهاءً بالمديرين. الاستنتاج من هذا المثال هو كما يلي: كلما زادت سرعة حركة الوثيقة ، زادت جودة تنفيذها في كل مرحلة محددة ، كانت عملية إدارة المؤسسة ككل أفضل.
ظهر هذا المصطلح نفسه في الأدب في 1920s. ثم كان يعتقد أن إدارة الوثائق هي تنظيم العمل الذي يهدف إلى البناء العقلاني لجهاز الدولة ككل ، وتوزيع المسؤوليات بين مختلف المنفذين والخدمات. في عام 1931 ، قام معهد تكنولوجيا الإدارة بالمحاولة الأولى لتنظيم المبادئ المشتركة لتنظيم الأعمال الورقية. تم تحديد القواعد التي بموجبها يجب أن يتم استلام وتسليم الوثائق وقواعد التنفيذ وتنظيم التوقيع. تلقت المراحل التالية من التنمية الاقتصادية التنظيم التشريعي لشيء مثل الأعمال الورقية ، حيث تم التركيز بشكل رئيسي على العمليات التقنية الفردية. لم يتم ذكر برنامج إدارة الوثائق من خلال هذه القوانين التشريعية ، على الرغم من أن كل ذلك يرجع في جوهره إلى تنظيم حركة المستندات. منذ عام 1974 ، تم التوقيع على الوثيقة الرئيسية التي تحكم عملية سير العمل بأكملها ، والتي هي صالحة حتى الآن.
يسمى هذا القانون التشريعي "النظام الموحد لحفظ سجلات الدولة" (UGSS) ، الذي تم تخصيص فقراته لتنظيم حركة المستندات ، والأساليب التكنولوجية لقواعد معالجتها وتطبيقها. في هذه المجموعة ، تمت صياغة القاعدة الأساسية: "تدفق المستندات هو الحركة الفعالة للمستند على أقصر مسار ، بما في ذلك الحد الأدنى من الوقت والعمل". فقط من خلال تطبيق القاعدة المعتمدة عمليًا ، يمكن للمرء الاعتماد على تحسين حياة سكان البلاد ونمو اقتصاد الدولة.
لتحقيق هذه الأهداف ، تحتاج إلى قادة أذكياء ومنضبطين ومسؤولين ، والذين سيكون إدخال نظام إدارة المستندات المستند إلى معيار أمن الدولة الموحدة أمرًا يتعلق بالشرف والضمير.
